Durch die Zustimmung des Bundesrats im März 2024 zum Wachstumschancengesetz sind Rechnungen zwischen Unternehmen ab Januar 2025 elektronisch zu erstellen. Für die Erstellung von Ausgangsrechnungen gibt es zwar eine großzügige Übergangsfrist bis Ende 2027 doch der Empfang von elektronischen Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) ist ab dem ersten Tag verpflichtend. Die nötigen Umstellungen sollten daher schon in diesem Jahr umgesetzt werden.
Das Gesetz beschleunigt die Digitalisierung und die Unternehmen müssen die E-Rechnung nun nutzen. Aktuell ist es in vielen Unternehmen noch zweigeteilt. Viele Rechnungen werden bereit digital (meist als PDF-Datei) versendet und empfangen. Es gibt aber noch viele Papierrechnungen, die dann ebenfalls in das digitale Umfeld eingepflegt werden müssen. Dies ist für alle Unternehmen noch keine optimale Lösung und es muss noch unnötig viel Zeit für die Digitalisierung der Rechnungen aufgewendet werden.
Durch die Einführung der E-Rechnungen sind aber alle Unternehmen gezwungen, egal wie weit die Rechnungen schon digitalisiert sind, den Prozess anpassen. Denn die ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) genügt den Anforderungen an eine elektronische Rechnung nach dem Gesetz nicht.
Laut Gesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Eine elektronische Rechnung enthält die Daten einer Rechnung, die bisher als Papierrechnung oder auch als PDF-Datei erstellt und versendet wurde, als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei.
Die XML-Datei/E-Rechnung ist als reines Datenformat konzipiert und ermöglicht es somit, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren. Durch die Standardisierung werden Fehler bei der Datenübernahme ausgeschlossen. Das XML-Format dient in erster Linie der maschinellen Verarbeitung und ist nicht für eine Sichtprüfung geeignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings lesbar dargestellt werden.
In den Unternehmen ist es zum einen nötig die Software der Fakturierungsprogramme anzupassen und zum anderen die Prozesse zu optimieren. Der erste Teil wird durch den Softwareanbieter erfolgen. Aktuell sind alle Anbieter bereits dabei die gesetzlichen Vorgaben umzusetzen. Der zweite Teil ist Aufgabe des Unternehmens. Der Versand der Rechnungen wird dann nicht mehr postalisch erfolgen, sondern digital. Am wichtigsten ist aber, dass auch der Empfang der E-Rechnung organisiert ist. Da es hier keine Übergangsvorschrift gibt sollte dies zum Jahresende bereits erfolgt sein. Der Empfang, die Rechnungsprüfung und die Verarbeitung (Verbuchung) muss zwingend angepasst werden.
Wir sehen das Gesetz als Chance für Unternehmen Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Gerne unterstützen wir Sie dabei.
■ Dipl.-Kfm. (FH) Christian Katz Steuerberater
Steuerkanzlei Katz
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